Comme son nom l’indique, ce tutoriel traitera des listes sur Excel. Alors je vous vois déjà, devant vos écrans, en train de vous dire : « Mais pour qui elle se prend celle-là, des listes, je t’en crée 50 si tu veux, rien de plus facile… »

Oui, mais non.


La manière la plus classique de créer une liste, qui est aussi la moins pratique, est la suivante :


1. J’écris les données de ma liste : ici, comme je suis en manque d’inspiration, ce sera une liste de couleurs.

Sur la capture d’écran, j’ai également écrit l’emplacement de la liste, en fonction du nom de la feuille et de l’étendue des cellules.

2. Sur une autre feuille, je veux insérer ma liste. Par souci d’originalité, j’ai indiqué « Ma liste » à côté de la cellule qui contiendra la liste.

Et c’est ici le tournant de l’histoire, on vit un grand moment d’Excel ! Dans « Données« , on sélectionne « Validation des données« .

Puis dans « Autoriser« , on coche « Listes« .

La seule difficulté arrive maintenant : on doit écrire dans « Source » l’emplacement de la liste, sans oublier le  » = « , avant de valider par « Ok ».

3. Ça y est, j’ai réussi à créer une liste complètement inutile !

Maintenant, décortiquons pour comprendre un peu mieux pourquoi cette méthode est à proscrire :

  • Hypothèse 1 : je suis particulièrement maniaque, et pour des raisons que personne d’autre que moi ne peut comprendre, je veux changer ma liste d’emplacement.
  • Hypothèse 2 : j’ai oublié une couleur dans ma liste
  • Hypothèse 3 : j’aurais préféré avoir une listes de fruits …

Dans le premier cas, l’emplacement a donc changé : la liste ne fonctionne donc plus. Il faut retourner dans le menu de validation des données pour  modifier la source.

Bien sûr, c’est faisable, à condition de ne pas se tromper dans les références des cellules. Pour une liste, c’est assez rapide. Pour deux, aussi… Mais si cette liste revient souvent dans le document, on ne va pas s’amuser à tout modifier à la main. L’alternative ? Donner un nom à sa liste : même si je change de place les données de ma liste, le nouvel emplacement sera aussitôt pris en compte.

Dans le second cas, on doit donc rajouter un nom dans la liste : là encore, il faut modifier un peu partout, et au risque de me répéter, nommer sa liste, c’est très utile.

Mais là n’est pas le problème : lorsqu’on crée une liste, Excel garde en mémoire l’étendue de la liste.

Par exemple, dans le cas de mes couleurs, Excel retient la cellule de départ, c’est à dire A1, et le nombre de cellules à inclure dans la liste, c’est à dire 10 en se déplaçant vers le bas. Ainsi, quand on déplace la liste, Excel enregistre une nouvelle cellule de départ, et compte 10 cellules vers le bas.

Après cette parenthèse, revenons à notre problème : vous l’aurez compris, si je rajoute un nom à la fin de ma liste, il ne sera pas inclus dedans. On a trois solutions, dont deux inutiles :

  • Tout modifier dans « Validation des données » : on abandonne le nom de la liste, et on fait comme j’ai expliqué dans la première partie (vous savez, cette partie où j’explique que c’est ce qu’il ne faut surtout pas faire)
  • Redéfinir le nom de ma liste : il s’agit de faire un tour dans le gestionnaire des noms (oups, j’ai grillé une étape) et de la modifier. Dans l’exemple des couleurs, si je veux rajouter « Magenta », je devrais donc expliquer que cette fois-ci, il doit décaler de 11 cellules, et plus de 10 (retenez bien cette notion de décalage, il va servir très bientôt),
  • Lire la suite du tutoriel pour apprendre à se servir des listes dynamiques, qui permettent d’inclure automatiquement les nouvelles données dans la liste existante.

Dans le dernier cas, on voudrait que la liste déroulante qui se trouve dans une cellule varie en fonction du contenu d’une autre cellule.

Un exemple tout de suite : si j’écris « Fruits » en A1, la liste en A2 contiendra des noms de fruits. Si j’ai écrit « Pays », alors j’aurai une belle liste de pays. Si j’écris … (Je peux continuer encore longtemps, mais je pense que vous avez compris).

Nous avons donc au programme :

Nommer les listes

Créer des listes dynamiques

Créer des listes « indirectes »